Recepcionista

El puesto implica brindar atención diaria tanto al personal interno como externo, asegurándose de satisfacer sus requerimientos de información y canalizando a los visitantes al área correspondiente. Además, incluye atender llamadas telefónicas, redirigirlas oportunamente, y gestionar consultas o quejas de productos presentadas por clientes. Dentro de las responsabilidades diarias, se encuentra la entrega y recepción de documentos o materiales suministrados por mercadeo, así como la comunicación vía radio con el área de seguridad para coordinar accesos. Semanalmente, es necesario mantener actualizado el directorio de extensiones internas y celulares del personal administrativo. Asimismo, se colabora en la reservación de salas de juntas para visitas, capacitaciones o entrevistas, y se asegura la coordinación efectiva del servicio de limpieza administrativa. Adicionalmente, se lleva el inventario de productos necesarios para las funciones de limpieza, solicitando suministros cuando es requerido, mientras que la gestión de reservas en hoteles y la solicitud de documentación legal a abogados son realizadas semanalmente. El rol también implica el manejo de información y formularios legales para diferentes departamentos y la coordinación con el área de contraloría en temas administrativos. Por último, se destacan tareas como el envío y recepción de documentación por servicios de mensajería y el mantenimiento de suministros en áreas como cafetería y flota vehicular, siempre priorizando la organización y la eficiencia en cada proceso.

Formación Académica:

• Indispensable:

o Bachillerato en Educación Media.

• Deseable:

o Estudios técnicos o universitarios en áreas relacionadas como Administración, Secretariado Ejecutivo, Relaciones Públicas o afines.

Experiencia Laboral:

• Indispensable:

o Al menos 1 años de experiencia en puestos similares (recepción, atención al cliente o asistencia administrativa).

• Deseable:

o Experiencia previa en coordinación de agendas, logística y manejo de documentos legales.

Conocimientos Técnicos:

• Manejo de central telefónica y sistemas de mensajería interna.

• Dominio intermedio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Conocimiento básico en sistemas de gestión documental y bases de datos.

• Familiaridad con herramientas administrativas como sistemas de gestión de flota (ejemplo: FleetMagic) o ERP, es una ventaja.

Habilidades Blandas:

• Indispensable:

o Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

o Actitud proactiva, orientación al cliente y capacidad de resolución de problemas.

o Organización, atención al detalle y capacidad para priorizar tareas.

o Discreción y manejo confidencial de información.

o Capacidad para trabajar bajo presión y adaptarse a cambios.

o Requisitos:

• Disponibilidad para trabajar en horario regular, con flexibilidad para asistir reuniones o realizar gestiones fuera de oficina cuando sea necesario.

• Preferiblemente con licencia de conducir B1.