Bilingual Executive Assistant - Industria Médica

Executive Assistant

Posición de Medio Tiempo por 6 meses

Brinda apoyo administrativo y de proyectos al equipo de gestión del cliente. Las tareas asignadas pueden ser de naturaleza compleja y requieren un juicio considerable, discusión, creatividad e iniciativa para completar las tareas y resolver problemas de manera oportuna:

-Realiza tareas administrativas estándar, avanzadas y confidenciales para el equipo de gestión del cliente. Esto incluye, pero no se limita a, recopilar datos y comunicaciones de diversas fuentes internas y externas para convertirlos en informes y presentaciones para la gerencia, coordinar arreglos de viaje para el personal, coordinar reuniones dentro y fuera del sitio, y coordinar visitas al sitio por parte de personal en EE. UU. y otros países, así como de grupos externos (por ejemplo, gubernamentales, privados y académicos).

-Actúa como enlace entre los departamentos internos y agencias externas. Esto puede incluir la programación de visitas y la gestión de ciertos acuerdos contractuales.

-Apoya a la gerencia en las comunicaciones a nivel de toda la planta. Esto incluye la planificación de reuniones, la reserva de espacios, la redacción y distribución de materiales.

-Participa o lidera proyectos a nivel de planta según se le asignen. Esto incluye, pero no se limita a, proyectos administrativos de “mejora continua”, eventos para empleados y la gestión de contratos con proveedores externos.

-Apoya a la gerencia en el proceso anual de presupuestación.

-Administra las actividades de Relaciones Comunitarias y puede asistir al departamento de Recursos Humanos en diversas tareas administrativas.

-Otras funciones asignadas.

Requisitos:

1. 5+ años de experiencia como asistente administrativa de preferencia dando soporte a personal ejecutivo.
2. Conocimientos de sistemas informáticos, incluyendo Word, PowerPoint, Excel y Outlook.
3. Experiencia demostrada en la gestión de posiciones a nivel ejecutivo/personal, incluyendo la organización de visitas/eventos externos, comunicación con partes interesadas externas, entre otros.
4. Inglés Intermedio-avanzado
5. Bachillerato Universitario

Detalles de la posición:

Horario: Lunes a Viernes de 1:00 p.m. a 5:00 p.m. (Medio tiempo)

Locación: El Coyol, Alajuela.

Contrato: 6 meses.